Du (Verantwortlicher)

• Du bestimmst, warum und wie personenbezogene Daten verarbeitet werden.
• Du musst eine Einwilligung vorliegen haben und transparent sein.
• Daten müssen korrekt und aktuell bleiben.

Xendy (Auftragsverarbeiter)

• Verarbeitet Daten in deinem Auftrag, z. B. das Speichern von Kontakten, das Versenden von E-Mails und das Speichern der zugehörigen Statistiken.
• Sorgt durch klare Prozesse für Sicherheit und Compliance.

Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) Über dein Konto kannst du den AVV ganz einfach einsehen und unterzeichnen. Der Vertrag beschreibt, welche Daten Xendy in deinem Auftrag verarbeitet, wie sie gesichert werden und welche Rechte du und deine Kontakte haben. So legst du rechtlich fest, dass die Verarbeitung DSGVO-konform erfolgt.

Sicherheit

• Alle Daten werden verschlüsselt, sowohl bei der Übertragung als auch bei der Speicherung.
• Nur autorisierte Mitarbeitende haben Zugriff auf sensible Daten, beschränkt auf das Notwendige.
• Tägliche Backups sorgen dafür, dass Daten bei Vorfällen schnell wiederhergestellt werden können.
• Xendy orientiert sich an internationalen Richtlinien zur Informationssicherheit (ISO 27001-aligned).

Datenspeicherung

• Daten werden gespeichert, solange du Xendy aktiv nutzt.
• Bei Kündigung werden alle Daten innerhalb von 90 Tagen gelöscht, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht.

Unterauftragsverarbeiter Xendy arbeitet ausschließlich mit Unterauftragsverarbeitern zusammen, die die DSGVO einhalten, z. B. Hosting- oder Infrastrukturanbieter. Eine aktuelle Liste der Unterauftragsverarbeiter ist verfügbar, damit du immer weißt, wer Zugriff auf Daten haben kann.

Incident-Response

• Mögliche Datenpannen oder verdächtige Aktivitäten werden aktiv überwacht.
• Bei einer Datenpanne wirst du innerhalb von 24 Stunden informiert.
• Du erhältst Richtlinien, um Behörden und/oder betroffene Personen korrekt zu informieren.
• Xendy ergreift sofort Maßnahmen, um das Problem zu beheben und eine Wiederholung zu verhindern.

Einwilligung Hole immer eine ausdrückliche Einwilligung ein, bevor du jemandem eine E-Mail sendest. Verwende eine klare und spezifische Formulierung, damit ein Kontakt genau weiß, wofür er sich anmeldet (zum Beispiel für einen Newsletter oder Angebote). Eine nachträgliche Einwilligung anzunehmen oder allgemeine Formulierungen zu verwenden ist nicht ausreichend.

Nutzt du eine Webshop-Anbindung oder eine andere Verbindung (zum Beispiel über Webhooks)? Stelle dann sicher, dass du alle Personen ausschließt, die sich nicht aktiv angemeldet haben. Das erledigst du unter Gesperrte Kontakte im linken Menü. Xendy importiert standardmäßig alle Kunden aus deinem Webshop.

Datenrechte Deine Kontakte haben das Recht, ihre Daten einzusehen, korrigieren oder löschen zu lassen.

• Kontakt bearbeiten: Klicke auf den Kontakt, um die Seitenleiste mit allen bekannten Daten zu öffnen. Klicke auf Bearbeiten, um Felder anzupassen.
• Kontakt löschen: Gehe zu Alle Kontakte im linken Menü, suche den Kontakt über die Suchleiste, klicke auf die 3 Punkte rechts neben dem Kontakt und wähle Löschen. Bestätige die Aktion. Achtung: Wenn du eine Webshop-Anbindung verwendest, lösche den Kontakt auch im Webshop – andernfalls wird er beim nächsten Import erneut importiert.

Sicherer Umgang Beschränke den Zugriff auf personenbezogene Daten innerhalb deiner Organisation. Nur Teammitglieder, die die Daten wirklich benötigen, dürfen darauf zugreifen. Verwalte deine Benutzer über Einstellungen > Benutzer im linken Menü. Hier kannst du neue Benutzer einladen, Rechte anpassen oder Benutzer entfernen.

Abmeldungen Jede E-Mail enthält einen funktionierenden Abmeldelink. Sobald sich ein Kontakt abmeldet, verarbeitet Xendy dies automatisch: Der Kontakt erhält den Status Abgemeldet und bekommt keine E-Mails mehr. Es ist nicht erlaubt, jemandem nach einer Abmeldung noch E-Mails zu senden.

Hat sich ein Kontakt versehentlich abgemeldet? Gehe zu Gesperrte Kontakte im linken Menü, suche den Kontakt, klicke auf die 3 Punkte und wähle Erneut anmelden. Der Status ändert sich zu Aktiv und der Kontakt erhält wieder E-Mails.