Jij (beheerder)

• Je bepaalt waarom en hoe persoonsgegevens worden verwerkt.
• Je moet toestemming hebben en transparant zijn.
• Gegevens moeten juist en actueel blijven.

Xendy (verwerker)

• Verwerkt gegevens namens jou, zoals het opslaan van contacten, het verzenden van e-mails en het opslaan van de bijbehorende statistieken.
• Zorgt voor beveiliging en naleving via heldere processen.

Gegevensverwerkingsovereenkomst (DPA) Via je account kun je de DPA eenvoudig inzien en ondertekenen. De overeenkomst beschrijft welke gegevens Xendy namens jou verwerkt, hoe ze beveiligd worden en welke rechten jij en je contacten hebben. Zo leg je juridisch vast dat de verwerking AVG-conform verloopt.

Beveiliging

• Alle gegevens worden versleuteld, zowel tijdens overdracht als bij opslag.
• Alleen geautoriseerde medewerkers hebben toegang tot gevoelige gegevens, beperkt tot wat nodig is.
• Dagelijkse back-ups zorgen dat gegevens bij incidenten snel hersteld kunnen worden.
• Xendy volgt internationale richtlijnen voor informatiebeveiliging (ISO 27001-aligned).

Gegevensbewaring

• Gegevens blijven bewaard zolang je Xendy actief gebruikt.
• Bij opzegging worden alle gegevens binnen 90 dagen verwijderd, tenzij er een wettelijke plicht is om langer te bewaren.

Subverwerkers Xendy werkt alleen samen met subverwerkers die aan de AVG voldoen, zoals hosting- of infrastructuurproviders. Een actuele lijst met subverwerkers is beschikbaar zodat je altijd weet wie er toegang kan hebben tot gegevens.

Incidentrespons

• Mogelijke datalekken of verdachte activiteiten worden actief gemonitord.
• Bij een datalek word je binnen 24 uur geïnformeerd.
• Je ontvangt richtlijnen om autoriteiten en/of betrokken personen correct te informeren.
• Xendy neemt direct maatregelen om het probleem te verhelpen en herhaling te voorkomen.

Toestemming Vraag altijd expliciete toestemming voordat je iemand een e-mail stuurt. Gebruik duidelijke en specifieke taal zodat een contact precies weet waarvoor hij zich aanmeldt (bijvoorbeeld voor een nieuwsbrief of aanbiedingen). Toestemming achteraf aannemen of algemene formuleringen zijn niet voldoende.

Maak je gebruik van een webshop-koppeling of een andere koppeling (bijvoorbeeld via webhooks)? Zorg er dan voor dat je iedereen uitsluit die zich niet actief heeft aangemeld. Dit doe je onder Geblokkeerde contacten in het linkermenu. Xendy importeert standaard alle klanten vanuit je webshop.

Gegevensrechten Je contacten hebben het recht om hun gegevens in te zien, te laten corrigeren of te laten verwijderen.

• Contact wijzigen: klik op het contact om de sidebar te openen met alle bekende gegevens. Klik op Bewerken om velden aan te passen.
• Contact verwijderen: ga naar Alle contacten in het linkermenu, zoek het contact via de zoekbalk, klik op de 3 puntjes rechts van het contact en kies Verwijderen. Bevestig de actie. Let op: gebruik je een webshop-koppeling, verwijder het contact dan ook in de webshop — anders wordt het bij de eerstvolgende import opnieuw geïmporteerd.

Veilige omgang Beperk de toegang tot persoonsgegevens binnen je organisatie. Alleen teamleden die de gegevens echt nodig hebben mogen erbij. Beheer je gebruikers via Instellingen > Gebruikers in het linkermenu. Hier kun je nieuwe gebruikers uitnodigen, rechten aanpassen of gebruikers verwijderen.

Uitschrijvingen Elke e-mail bevat een werkende uitschrijflink. Zodra een contact zich afmeldt, verwerkt Xendy dit automatisch: het contact krijgt de status Uitgeschreven en ontvangt geen e-mails meer. Het is niet toegestaan om iemand na uitschrijving nog e-mails te sturen.

Heeft een contact zich per ongeluk uitgeschreven? Ga naar Geblokkeerde contacten in het linkermenu, zoek het contact, klik op de 3 puntjes en kies Opnieuw inschrijven. De status wijzigt naar Actief en het contact ontvangt weer e-mails.