Tú (administrador)

• Decides por qué y cómo se procesan los datos personales.
• Debes tener consentimiento y ser transparente.
• Los datos deben mantenerse correctos y actualizados.

Xendy (encargado del tratamiento)

• Procesa los datos en tu nombre, como guardar contactos, enviar emails y almacenar las estadísticas correspondientes.
• Garantiza la seguridad y el cumplimiento mediante procesos claros.

Acuerdo de procesamiento de datos (DPA) Desde tu cuenta puedes consultar y firmar el DPA fácilmente. El acuerdo describe qué datos procesa Xendy en tu nombre, cómo se protegen y qué derechos tienen tú y tus contactos. Así queda establecido legalmente que el tratamiento cumple con el RGPD.

Seguridad

• Todos los datos se cifran, tanto durante la transferencia como en el almacenamiento.
• Solo el personal autorizado tiene acceso a los datos sensibles, limitado a lo estrictamente necesario.
• Las copias de seguridad diarias garantizan que los datos puedan recuperarse rápidamente en caso de incidente.
• Xendy sigue directrices internacionales de seguridad de la información (alineado con ISO 27001).

Conservación de datos

• Los datos se conservan mientras uses Xendy de forma activa.
• Al cancelar, todos los datos se eliminan en un plazo de 90 días, salvo que exista una obligación legal de conservarlos más tiempo.

Subencargados Xendy solo trabaja con subencargados que cumplen con el RGPD, como proveedores de hosting o infraestructura. Hay disponible una lista actualizada de subencargados para que siempre sepas quién puede tener acceso a los datos.

Respuesta ante incidentes

• Se monitorean activamente posibles brechas de seguridad o actividades sospechosas.
• En caso de una brecha de datos, se te informará en un plazo de 24 horas.
• Recibirás orientación para notificar correctamente a las autoridades y/o a las personas afectadas.
• Xendy toma medidas inmediatas para resolver el problema y evitar que vuelva a ocurrir.

Consentimiento Solicita siempre consentimiento explícito antes de enviar un correo electrónico a alguien. Utiliza un lenguaje claro y específico para que un contacto sepa exactamente para qué se está registrando (por ejemplo, para un boletín informativo o para ofertas). Asumir el consentimiento a posteriori o utilizar formulaciones genéricas no es suficiente.

¿Utilizas una integración con una tienda online u otra integración (por ejemplo, mediante webhooks)? Asegúrate entonces de excluir a todas las personas que no se hayan registrado activamente. Puedes hacerlo en Contactos bloqueados en el menú de la izquierda. Xendy importa por defecto todos los clientes de tu tienda online.

Derechos sobre los datos Tus contactos tienen derecho a consultar, corregir o eliminar sus datos.

• Modificar un contacto: haz clic en el contacto para abrir el panel lateral con todos los datos conocidos. Haz clic en Editar para modificar los campos.
• Eliminar un contacto: ve a Todos los contactos en el menú de la izquierda, busca el contacto mediante la barra de búsqueda, haz clic en los 3 puntos a la derecha del contacto y elige Eliminar. Confirma la acción. Atención: si utilizas una integración con una tienda online, elimina el contacto también en la tienda online; de lo contrario, volverá a importarse en la próxima sincronización.

Manejo seguro Limita el acceso a los datos personales dentro de tu organización. Solo los miembros del equipo que realmente necesiten los datos deben poder acceder a ellos. Gestiona tus usuarios en Configuración > Usuarios en el menú de la izquierda. Aquí puedes invitar a nuevos usuarios, ajustar permisos o eliminar usuarios.

Cancelaciones de suscripción Cada correo electrónico contiene un enlace de cancelación de suscripción que funciona correctamente. En cuanto un contacto se da de baja, Xendy lo procesa automáticamente: el contacto recibe el estado Dado de baja y deja de recibir correos electrónicos. No está permitido enviar correos electrónicos a alguien después de que se haya dado de baja.

¿Un contacto se ha dado de baja por error? Ve a Contactos bloqueados en el menú de la izquierda, busca el contacto, haz clic en los 3 puntos y elige Volver a suscribir. El estado cambia a Activo y el contacto volverá a recibir correos electrónicos.