Toi (responsable du traitement)

• Tu décides pourquoi et comment les données personnelles sont traitées.
• Tu dois avoir le consentement et être transparent.
• Les données doivent rester exactes et à jour.

Xendy (sous-traitant)

• Traite les données en ton nom, comme la sauvegarde des contacts, l'envoi d'e-mails et la conservation des statistiques associées.
• Assure la sécurité et la conformité grâce à des processus clairs.

Accord de traitement des données (DPA) Depuis ton compte, tu peux facilement consulter et signer le DPA. L'accord décrit quelles données Xendy traite en ton nom, comment elles sont sécurisées et quels droits toi et tes contacts avez. Cela te permet de formaliser juridiquement que le traitement est conforme au RGPD.

Sécurité

• Toutes les données sont chiffrées, aussi bien lors du transfert qu'au stockage.
• Seuls les collaborateurs autorisés ont accès aux données sensibles, limité au strict nécessaire.
• Des sauvegardes quotidiennes permettent une restauration rapide des données en cas d'incident.
• Xendy suit les directives internationales en matière de sécurité de l'information (aligné ISO 27001).

Conservation des données

• Les données sont conservées tant que tu utilises activement Xendy.
• En cas de résiliation, toutes les données sont supprimées dans les 90 jours, sauf obligation légale de conservation plus longue.

Sous-traitants Xendy ne collabore qu'avec des sous-traitants conformes au RGPD, comme des fournisseurs d'hébergement ou d'infrastructure. Une liste à jour des sous-traitants est disponible pour que tu saches toujours qui peut avoir accès aux données.

Gestion des incidents

• Les éventuelles violations de données ou activités suspectes sont activement surveillées.
• En cas de violation de données, tu es informé dans les 24 heures.
• Tu reçois des instructions pour informer correctement les autorités et/ou les personnes concernées.
• Xendy prend immédiatement des mesures pour résoudre le problème et éviter qu'il ne se reproduise.

Consentement Demande toujours une autorisation explicite avant d'envoyer un e-mail à quelqu'un. Utilise un langage clair et précis afin qu'un contact sache exactement à quoi il s'inscrit (par exemple une newsletter ou des offres). Supposer un consentement après coup ou utiliser des formulations vagues n'est pas suffisant.

Tu utilises une intégration boutique en ligne ou une autre intégration (par exemple via des webhooks) ? Veille alors à exclure toutes les personnes qui ne se sont pas inscrites activement. Tu peux le faire sous Contacts bloqués dans le menu de gauche. Xendy importe par défaut tous les clients depuis ta boutique en ligne.

Droits sur les données Tes contacts ont le droit de consulter, de faire corriger ou de faire supprimer leurs données.

• Modifier un contact : clique sur le contact pour ouvrir la barre latérale avec toutes les données connues. Clique sur Modifier pour ajuster les champs.
• Supprimer un contact : va dans Tous les contacts dans le menu de gauche, recherche le contact via la barre de recherche, clique sur les 3 points à droite du contact et choisis Supprimer. Confirme l'action. Attention : si tu utilises une intégration boutique en ligne, supprime également le contact dans la boutique en ligne — sinon il sera réimporté lors de la prochaine synchronisation.

Gestion sécurisée Limite l'accès aux données personnelles au sein de ton organisation. Seuls les membres de l'équipe qui ont réellement besoin des données peuvent y accéder. Gère tes utilisateurs via Paramètres > Utilisateurs dans le menu de gauche. Tu peux y inviter de nouveaux utilisateurs, modifier les droits ou supprimer des utilisateurs.

Désinscriptions Chaque e-mail contient un lien de désinscription fonctionnel. Dès qu'un contact se désinscrit, Xendy le traite automatiquement : le contact reçoit le statut Désinscrit et ne reçoit plus d'e-mails. Il n'est pas autorisé d'envoyer des e-mails à quelqu'un après sa désinscription.

Un contact s'est désinscrit par accident ? Va dans Contacts bloqués dans le menu de gauche, recherche le contact, clique sur les 3 points et choisis Réinscrire. Le statut passe à Actif et le contact reçoit à nouveau des e-mails.